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Aufbewahrungsfristen für Unternehmer: Was wirklich aufgehoben werden muss
- Jahresabschlüsse müssen 10 Jahre lang im Original aufbewahrt werden.
- Rechnungen und Buchungsbelege haben eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
- Angebote, Lieferscheine und Handelsbriefe gehören 6 Jahre ins Archiv.
- Arbeitszeitnachweise müssen 2 Jahre aufbewahrt werden – oft vergessen, aber prüfungsrelevant.
Welche Aufbewahrungsfristen Unternehmer kennen müssen
Papierkram gehört zu jedem Unternehmen – aber welche Unterlagen wirklich wie lange aufbewahrt werden müssen, ist vielen nicht klar. Dabei drohen bei einer Betriebsprüfung erhebliche Risiken, wenn Belege zu früh gelöscht oder entsorgt wurden. Die gesetzlichen Regeln kommen dabei aus verschiedenen Bereichen: dem Handelsgesetzbuch, dem Steuerrecht und dem Arbeitszeitgesetz.
Für Unternehmer ist entscheidend zu wissen, dass die Fristen je nach Unterlagentyp stark variieren und immer das Original aufbewahrt werden muss. Was genau darunterfällt, schauen wir uns jetzt im Detail an.
10 Jahre: Jahresabschlüsse und wichtige Grundaufzeichnungen
Die längste Frist betrifft die Jahresabschlüsse eines Unternehmens.
Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie ähnliche Abschlussunterlagen müssen 10 Jahre lang im Original archiviert werden.
Die Frist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Abschluss erstellt wurde.
Beispiel: Ein Jahresabschluss für 2025 darf erst ab 2036 entsorgt werden.
8 Jahre: Buchungsbelege – vor allem Rechnungen
Buchungsbelege bilden das Fundament einer ordnungsgemäßen Buchführung. Dazu zählen:
- eingehende Rechnungen
- ausgehende Rechnungen
- sonstige Belege, die Buchungen dokumentieren
Diese Unterlagen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden.
Besonders wichtig: Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn du die Originalrechnung nachweisen kannst. Fehlt diese bei einer Prüfung, kann der Vorsteuerabzug gestrichen werden – ein teurer Fehler.
6 Jahre: Handelsbriefe wie Angebote und Lieferscheine
Unter „Handelsbriefen“ versteht man alle geschäftlichen Unterlagen, die zur Vorbereitung, Durchführung oder Abwicklung eines Auftrags dienen. Häufig vergessen, aber aufbewahrungspflichtig sind insbesondere:
- Angebote
- Lieferscheine
- Schriftverkehr zu Aufträgen
Auch diese Dokumente gehören 6 Jahre in die Ablage.
2 Jahre: Arbeitszeitnachweise
Eine oft übersehene Pflicht kommt aus dem Arbeitszeitgesetz:
Arbeitszeitnachweise müssen 2 Jahre aufbewahrt werden.
Das betrifft zum Beispiel dokumentierte Arbeitsstunden, Pausen oder Zeitzettel.
Gerade in Branchen mit strengen Dokumentationspflichten ist das essenziell.
Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist wirklich?
Entscheidend ist nicht das Datum des Dokuments selbst, sondern das Jahresende, in dem es entstanden ist. Erst ab diesem Zeitpunkt beginnt die Frist zu laufen.
Beispiel:
Eine Rechnung vom Januar 2025 gehört bis Ende 2033 ins Archiv und darf ab 2034 entsorgt werden.
Digitale vs. analoge Unterlagen: Was gilt als Original?
Die Frage, was als „Original“ gilt, führt häufig zu Unsicherheiten:
Rechnungen per E-Mail
Die E-Mail selbst ist das Original.
Ein Ausdruck reicht nicht – du musst die digitale Form archivieren.
Papierrechnungen, die gescannt werden
Grundsätzlich ist das Papier das Original und muss aufbewahrt werden.
Eine digitale Kopie ersetzt das Original nicht.
Ausnahme: Ersetzendes Scannen
Mit einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen darfst du Papierbelege:
- digitalisieren
- revisionssicher archivieren
- anschließend vernichten
Voraussetzung ist eine präzise Dokumentation des Scan- und Archivierungsprozesses.
Warum fehlende Belege bei Prüfungen teuer werden können
Bei Betriebsprüfungen kann das Finanzamt fehlende Unterlagen:
- als Hinweis auf Fehler oder Lücken werten
- den Vorsteuerabzug streichen
- Betriebsausgaben nicht anerkennen
- Schätzungen vornehmen, die regelmäßig höher ausfallen
Besonders heikle Sachverhalte sollten daher lieber freiwillig 10 Jahre archiviert werden, um bei eventuellen Vorwürfen (z. B. Steuerverkürzung) handlungsfähig zu bleiben.
Praxisbeispiel: Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Ein Immobilienunternehmer bezahlt Handwerkerrechnungen über 12.000 €.
Die Rechnung kam per Post. Er scannte sie ein, warf das Original aber weg – ohne Verfahrensdokumentation.
Drei Jahre später bei einer Betriebsprüfung:
- Der Prüfer akzeptiert den Scan nicht als Original.
- Die Ausgabe wird nicht anerkannt.
- Der Vorsteuerabzug entfällt.
- Der Unternehmer muss rund 2.280 € Umsatzsteuer und zusätzlich Einkommensteuer nachzahlen.
Der Verlust des Papierbelegs kostete damit mehrere tausend Euro – völlig vermeidbar.
FAQ
Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?
Jahresabschlüsse wie Bilanz und GuV sowie relevante Grundaufzeichnungen.
Müssen E-Mails wirklich gespeichert werden?
Ja. Bei Rechnungen oder digitalen Unterlagen ist die E-Mail das Original und muss archiviert werden.
Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen wegwerfen?
Nur mit gültiger Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen und einem revisionssicheren Archivsystem.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Soll ich manche Unterlagen länger als vorgeschrieben aufbewahren?
Ja. Bei heiklen Sachverhalten sind freiwillige 10 Jahre ratsam, insbesondere wegen möglicher Vorwürfe der Steuerhinterziehung.
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