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Betriebsprüfung ist nicht gleich Betriebsprüfung. Tatsächlich gibt es verschiedene Stellen, die dein Unternehmen unter die Lupe nehmen können – mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Zum einen gibt es Prüfungen durch das Finanzamt. Hier geht es um Steuern, insbesondere um die Ertragssteuern und um Bereiche wie Umsatzsteuer oder Lohnsteuer. Dazu kommen Sonderprüfungen, etwa eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder eine Lohnsteuer-Sonderprüfung.

Daneben existiert eine zweite große Prüfinstanz: die Deutsche Rentenversicherung. Sie kontrolliert zentral, ob Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt wurden – nicht nur für die Rentenversicherung, sondern auch für andere Zweige der Sozialversicherung. Diese Prüfungen finden in der Regel alle vier Jahre statt.

Davon abzugrenzen sind Prüfungen durch den Wirtschaftsprüfer. Hier geht es nicht um Steuern oder Beiträge, sondern um die Verlässlichkeit der Jahresabschlüsse, damit Gläubiger, Banken oder Geschäftspartner darauf vertrauen können. Steuerlich relevant sind sie eher indirekt, weil sie die Ordnungsmäßigkeit der Zahlen stärken.

Auf Seiten der Sozialversicherung sind grundsätzlich alle Unternehmen betroffen, die Arbeitnehmer beschäftigen oder beschäftigt haben – also immer dann, wenn Sozialversicherungsbeiträge geflossen sind.

Beim Finanzamt ist der Kreis breiter: Hier können sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen geprüft werden. Besonders im Fokus stehen größere Unternehmen. Diese werden in Größenklassen eingeteilt, etwa nach Umsatz und Gewinn. Unternehmen mit mehreren Millionen Euro Jahresumsatz und Gewinnen in Richtung einer Million Euro werden regelmäßig geprüft – meist im Vierjahresrhythmus und jeweils für die vergangenen vier Jahre.

Kleinere Unternehmen mit weniger Umsatz werden nicht automatisch regelmäßig geprüft. In diesem Bereich liegt die Prüfungsquote etwa bei 10 bis 20 Prozent. Viele Betriebe erleben daher nur gelegentlich eine Betriebsprüfung.

Ein Hinweis auf eine mögliche Prüfung kann schon im Steuerbescheid stehen. Findet sich dort der Hinweis, dass der Bescheid „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ ergeht, kann das darauf hindeuten, dass das Finanzamt sich eine spätere Änderung – etwa durch eine Prüfung – ausdrücklich vorbehält.

Der Ablauf hängt davon ab, ob die Prüfung angekündigt ist oder nicht.

Unangekündigte Prüfungen betreffen vor allem Themen wie Umsatzsteuer-Nachschau oder Kassennachschau. Hier steht der Prüfer plötzlich vor der Tür.

Die klassische Betriebsprüfung dagegen wird angekündigt. Du erhältst ein Schreiben, in dem steht:

Oft wird bereits im Vorfeld angefragt, dass du deine Buchhaltungsdaten und relevanten Unterlagen digital bereitstellst. Im digitalen Zeitalter findet die Auswertung häufig gar nicht mehr bei dir vor Ort statt, sondern im Homeoffice des Prüfers oder im Amt. Dort werden die Daten ausgewertet, Auffälligkeiten identifiziert und anschließend gezielt Nachfragen gestellt. Typisch sind dann Anforderungen zu bestimmten Belegen, Verträgen oder einzelnen Buchungen.

Eine der wichtigsten Empfehlungen: bleib sachlich und professionell.

Freundlich und kooperativ zu sein, ist absolut sinnvoll. Gleichzeitig solltest du persönliche Gespräche mit dem Prüfer nicht zu weit in unverbindlichen Smalltalk ausufern lassen. Fragen sind in der Regel nicht „nur so“, sondern haben fast immer steuerlichen Hintergrund.

Hilfreich ist es, darum zu bitten, dass Fragen schriftlich gestellt werden. Das gibt dir und deinem steuerlichen Berater die Möglichkeit, die Hintergründe zu prüfen, die Rechtslage einzuordnen und eine durchdachte Antwort vorzubereiten, statt spontan etwas zu sagen, das später nachteilig ausgelegt werden könnte.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, eine Betriebsprüfung nicht allein zu führen, sondern von einer Steuerkanzlei begleiten zu lassen. So stellst du sicher, dass:

Im Laufe der Prüfung kommt es häufig zu vorläufigen Prüfungsergebnissen. Der Prüfer teilt mit, in welchen Punkten er von der bisherigen steuerlichen Behandlung abweichen möchte. Das ist die Gelegenheit, Sachverhalte noch einmal detailliert zu erklären, Unterlagen nachzureichen und die Rechtslage zu prüfen – inklusive der Frage, ob es neuere Urteile gibt, die die Sichtweise des Prüfers relativieren oder entkräften.

Am Ende steht in vielen Fällen eine Schlussbesprechung. Sie ist nicht zwingend, aber sehr sinnvoll. Hier geht es darum, Punkt für Punkt durchzugehen, zu verhandeln und abzuwägen, was in den Prüfungsbericht aufgenommen wird und was nicht.

Dabei ist es wichtig zu unterscheiden:

Auf Letztere kann man sich eher einlassen, weil sie die Steuerlast nur zeitlich verschieben, nicht dauerhaft erhöhen. Genau hier liegt viel Gestaltungsspielraum in der Schlussbesprechung: Welche Punkte akzeptierst du, weil sie sich später wieder ausgleichen, und bei welchen Sachverhalten lohnt sich Widerstand?

Schwieriger wird es, wenn es um Themen geht, die in Richtung Vorsatz oder Steuerhinterziehung weisen. Dann drohen neben Nachzahlungen auch steuerstrafrechtliche Konsequenzen. In der Praxis handelt es sich aber oft eher um unklare Rechtslagen, andere Auffassungen oder Schätzspielräume.

Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Prüfer einen Betriebsprüfungsbericht. Dieser Bericht ist die Grundlage dafür, dass das Finanzamt die betroffenen Steuerbescheide der geprüften Jahre ändert.

Wichtig zu wissen: Auch mit diesem Bericht ist noch nichts endgültig verloren. Wenn geänderte Steuerbescheide ergehen, besteht weiterhin die Möglichkeit:

Die Betriebsprüfung ist also nicht das Ende aller Optionen, sondern ein Zwischenschritt im steuerlichen Verfahren.

Ein Immobilienunternehmer betreibt mehrere Gesellschaften und beschäftigt Personal. Nach einigen Jahren erhält er die Ankündigung einer Betriebsprüfung für vier vergangene Jahre. Zunächst ist die Verunsicherung groß – doch gemeinsam mit seiner Steuerkanzlei bereitet er die Buchhaltungsdaten vor, klärt offene Fragen und lässt alle Rückfragen des Prüfers schriftlich stellen.

Im Verlauf der Prüfung stellt der Prüfer einige Punkte in Frage, etwa die Höhe bestimmter Rückstellungen und die Behandlung halbfertiger Arbeiten. Im Rahmen der Schlussbesprechung einigt man sich darauf, einige dieser Positionen früher aufzulösen. Das führt zwar zu einer gewissen Nachzahlung, aber auch dazu, dass die Beträge in den Folgejahren wieder entlastend wirken. Dauerhafte Nachteile entstehen nicht.

Am Ende steht zwar eine Änderung der Bescheide, aber kein steuerlicher „Super-GAU“. Vor allem bleibt die Sicherheit, dass alles geprüft und geordnet ist – und der Unternehmer sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.

Große Unternehmen mit hohen Umsätzen und Gewinnen werden in der Regel regelmäßig alle paar Jahre geprüft. Kleinere Unternehmen werden nur stichprobenartig geprüft.

Ja. Nicht nur Unternehmen, auch Privatpersonen können vom Finanzamt geprüft werden, wenn es die Umstände nahelegen.

Ein Hinweis kann sein, wenn im Steuerbescheid steht, dass er „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ ergeht. Das bedeutet, der Bescheid kann später noch geändert werden.

Nicht zwingend. Viele Punkte lassen sich schriftlich klären. Es ist oft sinnvoll, Antworten über den steuerlichen Berater laufen zu lassen.

Nein. Auch nach der Prüfung kannst du gegen geänderte Steuerbescheide Einspruch einlegen und gegebenenfalls den Rechtsweg beschreiten.