Betriebsprüfung: Was Immobilienunternehmer wissen müssen

Wenn ein Steuerjahr abgeschlossen ist, folgt für viele Unternehmer zeitnah die nächste Betriebsprüfung – ein Thema, das häufig Sorgen auslöst. Dabei ist die Prüfung in den meisten Fällen ein normaler Verwaltungsprozess. Entscheidend ist, den Ablauf und die eigenen Handlungsmöglichkeiten zu kennen. Betriebsprüfungen treten in verschiedenen Formen auf. Einerseits gibt es Prüfungen durch das Finanzamt, das insbesondere Ertragsteuern, Umsatzsteuer und Lohnsteuer kontrolliert. Andererseits führt die Deutsche Rentenversicherung alle vier Jahre eine Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge durch – sowohl zur Renten- als auch zur Krankenversicherung und weiteren Zweigen. Von diesen Prüfungen klar zu unterscheiden ist die Wirtschaftsprüfung, die dem Gläubigerschutz dient und sicherstellen soll, dass Jahresabschlüsse mittelgroßer und großer Gesellschaften korrekt sind.

Grundsätzlich können sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen von einer steuerlichen Betriebsprüfung betroffen sein. Immobilienunternehmen gehören aufgrund ihrer Größen- und Umsatzentwicklung oft zu den regelmäßigen Prüfkandidaten. Größere Unternehmen werden in der Regel alle vier Jahre geprüft – jeweils rückwirkend für vier Geschäftsjahre. Kleinere Unternehmen liegen dagegen meist außerhalb der turnusmäßigen Auswahl. Nur rund 10 bis 20 Prozent dieser Unternehmen werden überhaupt einmal geprüft. Ein mögliches Indiz für eine bevorstehende Prüfung findet sich direkt im Steuerbescheid: Der Hinweis „Vorbehalt der Nachprüfung nach § 165 AO“ bedeutet, dass Änderungen jederzeit möglich sind – häufig im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung.

Unangekündigte Prüfungen wie Kassennachschau oder Umsatzsteuernachschau erfolgen überraschend. Der Prüfer darf ohne Vorankündigung erscheinen. Die meisten steuerlichen Betriebsprüfungen werden jedoch schriftlich angekündigt. Das Finanzamt nennt dabei:

Bereits in der Ankündigung kann eine Datenanforderung enthalten sein. Buchhaltungsdaten werden heute häufig digital im Finanzamt oder Homeoffice ausgewertet. Während der Prüfung erfolgen gezielte Nachfragen – beispielsweise zu einzelnen Belegen oder Vorgängen.

Ein respektvoller Umgang erleichtert den Prüfungsverlauf. Gleichzeitig gilt es, persönliche Gespräche auf ein Minimum zu reduzieren. Fragen des Prüfers sollten möglichst schriftlich gestellt und beantwortet werden. So können Antworten fachlich geprüft werden – idealerweise mit steuerlicher Betreuung. Denn mündliche Aussagen sind verbindlich, aber nur schwer korrigierbar.

Stellt der Prüfer Auffälligkeiten fest, werden zunächst vorläufige Ergebnisse kommuniziert. Unternehmen haben die Möglichkeit:

In der Schlussbesprechung wird verhandelt, welche Punkte tatsächlich in den Prüfungsbericht aufgenommen werden. Besonders wichtig ist die Unterscheidung:

Letztere betreffen im Immobilienbereich häufig halbfertige Arbeiten oder Rückstellungen. Hier lassen sich praktikable Lösungen erreichen. Nach Abschluss der Prüfung werden die Steuerbescheide geändert. Gegen diese Änderungen kann weiterhin Einspruch eingelegt oder geklagt werden – die Ergebnisse sind also nicht endgültig.

Im Rahmen einer Prüfung stellt der Prüfer fest, dass ein Unternehmer bestimmte Aufwendungen zu früh oder zu hoch berücksichtigt hat. Die Position würde im Folgejahr ohnehin ausgeglichen – beispielsweise durch die Auflösung einer Rückstellung oder Fertigstellung von Projekten. In solchen Fällen kann vereinbart werden, den steuerlichen Effekt zeitlich vorzuziehen. Das Ergebnis ist für das Unternehmen wirtschaftlich oft neutral. Die Kooperation zeigt sich positiv, ohne dass langfristig steuerliche Nachteile entstehen.

Nein. Viele Prüfungen finden digital statt – Beleg- und Datenaustausch erfolgen schriftlich.

Kooperieren, aber keine spontanen Aussagen. Belege nur auf konkrete Anforderung.

Ja. Man kann argumentieren, Unterlagen nachreichen oder rechtlich widersprechen.

Nein. Besonders größere Immobilienunternehmen werden routinemäßig geprüft.

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