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Viele angehende Selbständige hören früh von der Kleinunternehmerregelung und sehen darin eine unkomplizierte Möglichkeit, Steuern zu sparen und Bürokratie zu reduzieren. Doch wie so oft im Steuerrecht steckt der Teufel im Detail. Entscheidend ist nämlich, dass sich diese Regelung ausschließlich auf die Umsatzsteuer bezieht – also darauf, ob auf deiner Rechnung Umsatzsteuer steht oder nicht. Mit Einkommensteuer oder Gewerbesteuer hat sie nichts zu tun.

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweisen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Das reduziert Aufwand und klingt zunächst verlockend. Allerdings bedeutet der Status als Kleinunternehmer auch, dass du selbst keine Vorsteuer ziehen kannst. Das ist ein entscheidender Punkt, der die Kleinunternehmerregelung in vielen Fällen unattraktiv macht.

Um Kleinunternehmer*in zu sein, dürfen deine Umsätze bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Rückblickend darf dein Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 Euro betragen haben, und für das laufende Jahr darfst du voraussichtlich nicht über 100.000 Euro Umsatz liegen. Wichtig ist, dass diese Umsätze tatsächlich umsatzsteuerpflichtige Leistungen betreffen. Einnahmen aus steuerfreien Immobilienverkäufen oder aus langfristiger Vermietung fallen nicht in diese Grenze hinein und erhöhen sie daher auch nicht.

Auch Verkäufe von Anlagevermögen, etwa ein Firmenwagen oder ein Laptop, zählen nicht. Dadurch können auch Immobilienunternehmer trotz hoher vermietungsbedingter Einnahmen theoretisch Kleinunternehmer bleiben – wenn sie zusätzlich kleine umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, zum Beispiel kurzfristige Vermietung oder Dienstleistungen im kleineren Umfang.

Ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, hängt stark davon ab, wer deine Kunden sind und welche Investitionen du planst. Hast du überwiegend Privatkunden, profitieren diese davon, wenn deine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt wird. Ein Auftrag für 100 Euro bleibt für deinen Kunden bei exakt 100 Euro – während ein regulär besteuernder Unternehmer 119 Euro berechnen müsste. In diesen Fällen kann die Regelung ein echter Wettbewerbsvorteil sein.

Für Unternehmenskunden sieht die Rechnung jedoch ganz anders aus. Sie können die Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen als Vorsteuer abziehen und sind damit überhaupt nicht belastet. Ob du 100 oder 119 Euro berechnest, ist ihnen meist egal – ihnen geht es um die Nettoleistung. Als Kleinunternehmer wirkt deine Rechnung in diesen Fällen oft weniger professionell und signalisiert auch schneller: „Ich bin ganz am Anfang.“

Problematisch wird die Kleinunternehmerregelung spätestens dann, wenn du Investitionen tätigst. Alles, was du einkaufst – Software, Technik, Werbung, Fahrzeuge, Werkzeuge –, zahlst du dann inklusive Umsatzsteuer, ohne sie vom Finanzamt zurückzubekommen. Schnell summiert sich das zu echten Kosten, besonders wenn du von Beginn an professionell und mit gewissen Anschaffungen starten möchtest.

Auch wenn dein Unternehmen schnell wächst, verursacht der Status Probleme. Er ist zwar freiwillig, aber ein späterer Wechsel in die Regelbesteuerung bedeutet zusätzliche Umstellungen und kann sich ungünstig auf deine Preisgestaltung auswirken. Oft ist es deshalb sinnvoller, direkt regulär besteuert zu starten, die Investitionen sauber abzuziehen und sofort professionell aufzutreten.

Die Kleinunternehmerregelung ist kein generelles „Ja“ oder „Nein“, sondern eine strategische Entscheidung. Überlege dir vor allem:

Je klarer dein Geschäftsmodell und deine Umsatzplanung sind, desto eindeutiger fällt die Entscheidung. Für manche Geschäftsmodelle ist sie Gold wert – für andere dagegen ein Bremsklotz, der bares Geld kostet.

Wenn du Unterstützung bei dieser Entscheidung brauchst oder ohnehin steuerlich gut aufgestellt starten möchtest, kannst du jederzeit ein unverbindliches Steuerstrategiegespräch vereinbaren. Gemeinsam lässt sich sehr genau herausarbeiten, ob die Kleinunternehmerregelung in deinem konkreten Fall ein Vorteil oder eher ein Risiko ist.

Stell dir vor, du hast ein Immobilienunternehmen mit:

Zusätzlich startest du eine kleine nebenberufliche Dienstleistung, zum Beispiel kurzfristige Vermietungen oder andere Leistungen, die grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig wären.

Weil:

kannst du für diese Dienstleistung die Kleinunternehmerregelung nutzen:

Sobald die Nebentätigkeit stark wächst und du mehr investierst oder Umsatzgrenzen in Sicht kommen, musst du neu prüfen, ob du aus der Kleinunternehmerregelung herausgehen und in die Regelbesteuerung wechseln willst.

Nein. Sie betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und andere Steuerarten bleiben davon unberührt.

Für die Kleinunternehmerregelung nicht. Sie kann grundsätzlich von Einzelunternehmern, Freiberuflern, GbR, GmbH und anderen Rechtsformen genutzt werden – entscheidend sind die Umsätze und die richtige Zuordnung.

Relevante, umsatzsteuerpflichtige Umsätze zählen in die Grenzen. Bestimmte Umsätze – etwa umsatzsteuerbefreite Vermietungen und Verkäufe von Immobilien oder der Verkauf von Anlagevermögen – werden bei der Prüfung der Grenzen nicht mitgerechnet.

Wenn alle Tätigkeiten unter deiner Person bzw. deinem Einzelunternehmen laufen, werden sie zusammen betrachtet. Möchtest du unterschiedliche Regelungen nutzen, brauchst du getrennte Einheiten, etwa eine zusätzliche Gesellschaft.

Weil du als Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen darfst. Auf größere Anschaffungen zahlst du die Umsatzsteuer voll und kannst sie dir nicht vom Finanzamt erstatten lassen – das kann schnell teurer werden als die Ersparnis aus der Umsatzsteuerbefreiung auf deinen Rechnungen.